Le guide complet des codes-barres dont vous ne saviez pas avoir besoin

Partie I

Introduction

Les codes-barres sont la colonne vertébrale invisible du commerce moderne — et ils ne sont plus l'apanage des grandes surfaces. Si votre entreprise stocke des produits de toute nature, une bonne compréhension des systèmes de codes-barres peut vous faire gagner du temps, réduire les erreurs et vous ouvrir les portes des grands distributeurs. La plupart des gens imaginent un caissier scannant les articles à la caisse, et les commerces de détail sont en effet le plus grand groupe d'utilisateurs. Mais les avantages vont bien au-delà de la caisse dans le fonctionnement de votre activité.

Certains propriétaires sont réticents parce qu'ils pensent que leur entreprise n'est pas assez grande, que la mise en place est coûteuse, ou qu'ils craignent de perturber un système qui fonctionne. En réalité, mettre en place des codes-barres est en grande partie peu coûteux, et toute entreprise — grande ou petite — peut en tirer parti bien au-delà du simple suivi des stocks.

Une brève histoire des codes-barres

Un code-barres est un code lisible par machine — un motif de lignes, de chiffres et parfois de symboles — imprimé sur un produit pour aider à l'identifier. Le code-barres est l'idée de Joseph Woodland, un ingénieur mécanicien de l'université Drexel à Philadelphie. Inventé en 1949, il a connu une évolution continue à mesure que de nouvelles façons d'encoder toujours plus d'informations ont été imaginées.

Les codes-barres ont débuté sous forme de motifs unidimensionnels de lignes noires sur fond blanc, lisibles uniquement par des lecteurs dédiés. Aujourd'hui, ils existent dans une multitude de formes et de tailles, et de nombreux appareils peuvent les interpréter — y compris le smartphone dans votre poche (un QR code, ça vous dit ?).

Comment fonctionnent les codes-barres

Les données d'un produit sont contenues dans le motif de lignes et de chiffres qui composent le code. La suite de chiffres en bas est le Code universel de produit (UPC), et elle contient toutes les informations rattachées à un code-barres donné. Le lecteur ne peut pas lire les chiffres tels qu'ils apparaissent — il décode les lignes parallèles, puis l'ordinateur consulte l'UPC et les informations du produit s'affichent à l'écran.

Par exemple, un code qui apparaît sous la forme 014733345877 pourrait s'afficher sur la caisse enregistreuse comme Article n° : 1234567 — Description : Lunettes de soleil Ray-Ban — Prix : 42 $. La relation entre l'article et le code-barres doit être établie à l'avance, soit par l'entreprise elle-même, soit conjointement avec GS1, une organisation à but non lucratif qui octroie des licences de codes-barres aux entreprises du monde entier.

Lorsque vous vous enregistrez auprès de GS1, un préfixe vous est attribué et figure dans chaque code de vos produits, identifiant votre marque de manière unique partout où il est scanné. Vous n'êtes pas obligé de vous enregistrer auprès de GS1 pour utiliser des codes-barres si vous vendez directement aux consommateurs — mais si vos produits passent par des détaillants comme Walmart, Target et Amazon, un certificat GS1 est généralement exigé.

En bref : vous pouvez identifier le fabricant de n'importe quel produit grâce au préfixe GS1 — les six premiers chiffres du code-barres de l'article.

Partie II

Types de codes-barres

Il existe plus d'une douzaine de types de codes-barres. Bien que la plupart remplissent la même fonction — l'identification des produits —, certains conviennent mieux à des circonstances particulières. Le type que vous utilisez dépend de la manière dont vous comptez les utiliser et de la partie du monde où vous vendez. En général, tous les codes-barres se répartissent en trois catégories selon leur symbologie :

1. Codes-barres uniquement numériques
2. Codes-barres alphanumériques
3. Codes-barres bidimensionnels (2D)

1. Symbologies uniquement numériques

Également appelés codes-barres unidimensionnels (1D) ou linéaires, ils constituent la forme traditionnelle et la plus reconnaissable. Les codes UPC (UPC-A à 12 chiffres, UPC-E à 6) sont les plus utilisés sur les produits de détail. Les codes EAN — numéros d'article européens, aujourd'hui utilisés à l'international — sont conçus pour le scan en caisse, avec le populaire EAN-13 et le compressé EAN-8. Parmi les autres symbologies numériques figurent Industrial 2 of 5, ITF (Entrelacé 2 parmi 5), Standard 2 of 5, POSTNET, Code 11 et Codabar.

2. Symbologies alphanumériques

Elles mélangent lettres et chiffres. Le Code 39 (Code 3 of 9) a été le premier code-barres alphanumérique et est largement utilisé en dehors du commerce de détail, dans l'électronique, la santé, l'automobile et la défense. Le Code 93 (USS-93) est plus compact et plus sûr, utilisé en logistique. Le Code 128 fait ce que fait le Code 39, en mieux — bonne densité, jeu de caractères plus large, divisé en sous-ensembles A, B et C — et est surtout utilisé dans des applications hors caisse comme la commande et la distribution. Le code Plessey et sa variante MSI complètent la famille.

3. Symbologies bidimensionnelles

Les codes-barres 2D encodent les données à l'aide d'une matrice de points, de carrés et d'hexagones, représentant les données à la fois verticalement et horizontalement. Ils peuvent contenir jusqu'à 7 089 caractères — bien plus que n'importe quel code 1D — avec autovérification et redondance intégrées. On peut citer le QR code (à réponse rapide, idéal pour le marketing), le Data Matrix (une empreinte minuscule pour les petits produits et l'électronique), le PDF417 (stockant plus de 1,1 ko de données) et l'Aztec (courant sur les titres de transport et les cartes d'embarquement).

Partie III

Les codes-barres à envisager

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous n'avez besoin que d'un nombre limité de codes-barres. Voici comment choisir le code le plus pratique selon les différents scénarios.

Pour la vente au détail interne

Le Code 39 est simple mais ne prend en charge que les lettres majuscules. Le Code 128 devient rapidement le standard de facto, car la plupart des codes internationaux (comme le GS1-128) reposent dessus. L'EAN-13 est le code-barres de détail du quotidien — si vous avez besoin d'un code de détail aujourd'hui, c'est celui qu'il vous faut.

Pour le commerce mondial

L'UPC est principalement utilisé aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni et en Australie ; l'EAN domine en Europe, en Asie, en Afrique et en Amérique latine. Votre choix est guidé par l'endroit où vos produits se vendent.

Pour un usage spécialisé

Utilisez l'ITF (Entrelacé 2 parmi 5) pour expédier des produits emballés dans des cartons ondulés, et les QR codes pour les initiatives de marketing et de publicité.

Partie IV

Ce dont vous avez besoin pour créer vos propres codes-barres

Mettre en place des codes-barres est simple et économique, à condition d'avoir les bons outils. Pour le faire en interne, il vous faudra : une convention de nomenclature (décidez d'abord la symbologie et constituez les informations UPC) ; une liste d'inventaire avec les numéros qui identifient chaque produit ; une imprimante (la plupart des imprimantes à jet d'encre et laser standard peuvent imprimer des codes-barres, même si une imprimante d'étiquettes dédiée est préférable pour un travail régulier ou en grand volume) ; un logiciel de codes-barres ; et des étiquettes code-barres dans le bon matériau et la bonne taille.

Il existe plusieurs façons de concevoir des codes-barres : télécharger des polices de codes-barres gratuites, utiliser un générateur de codes-barres en ligne (le plus simple — saisissez votre code et téléchargez-le), utiliser un logiciel autonome comme Microsoft Office et des outils spécialisés, ou imprimer directement depuis un système de caisse avancé comme Lightspeed. Si vous vendez en gros, les codes-barres se marient particulièrement bien avec une feuille de commande dédiée pour que les acheteurs puissent scanner et recommander en une seule étape.

Partie V

Imprimer vos codes : choisir votre imprimante de codes-barres

La meilleure imprimante dépend de l'usage que vous comptez en faire. Demandez-vous à quelle fréquence vous imprimerez, si c'est de façon continue ou ponctuelle, quelle taille et quelle forme d'étiquettes il vous faut, quelle importance ont la vitesse, la qualité et la durabilité, et si vous avez besoin de portabilité, de couleur ou d'une intégration avec votre logiciel d'inventaire.

Deux technologies d'impression comptent le plus. L'impression thermique utilise une chaleur contrôlée : la thermique directe ne nécessite ni encre ni ruban et résiste à la décoloration (un choix populaire pour les étiquettes code-barres), tandis que le transfert thermique utilise un ruban de cire ou de résine pour imprimer sur de nombreuses surfaces, y compris en couleur. L'impression à jet d'encre existe en variantes thermique et piézoélectrique — la piézoélectrique est plus rapide, plus précise et plus efficace. Parmi les quatre types d'imprimantes — jet d'encre, thermique, matricielle et laser — les imprimantes thermiques sont privilégiées pour des étiquettes code-barres de haute qualité et de longue durée.

Partie VI

Générateur de codes-barres : choisir votre logiciel

Avant d'imprimer, vos étiquettes doivent être conçues. La plupart des logiciels d'étiquettes code-barres font plus que concevoir des codes-barres — ils gèrent le suivi des actifs, le contrôle des stocks, les étiquettes de colis et les étiquettes RFID —, c'est pourquoi ces outils ont un coût, généralement réparti sur plusieurs formules tarifaires. Si vous voulez simplement concevoir des codes-barres, même Microsoft Excel et Word peuvent vous aider (bien qu'ils soient limités — vous pouvez créer du Code 128 mais pas de l'UPC ni de l'EAN).

Quelques outils professionnels à envisager : Now In Store (la seule option avec une intégration native au commerce électronique qui génère automatiquement des codes-barres pour vos produits et les exporte dans des line sheets et des catalogues) ; BarTender (certifié GS1, plus de 400 composants préformatés) ; EasyLabel (un assistant GS1 simple) ; et NiceLabel Designer Pro (riche en fonctionnalités avec l'outil EasyForm). Parmi les autres options intéressantes figurent ZebraDesigner Pro, MarkMagic et Label Flow.

Partie VII

Matériau d'étiquettes : choisir votre papier d'impression

Le matériau sur lequel vous imprimez — appelé support — compte autant que le matériel et le logiciel. Les supports existent en deux grands types. Le papier est surtout utilisé pour l'impression thermique directe et convient aux applications à usage général, à l'étiquetage d'inventaire et à l'expédition — il est économique mais moins durable, et le blanc offre le meilleur contraste pour le scan. Les étiquettes synthétiques sont utilisées pour l'impression par transfert thermique et résistent aux produits chimiques, à l'abrasion et aux éléments, ce qui les rend idéales pour les conditions industrielles difficiles et les produits d'extérieur.

Parmi les matériaux synthétiques figurent le polypropylène (résistant aux taches et aux déchirures, recyclable), le polyester (le plus durable, résistant à l'huile, à l'eau, aux produits chimiques, à la chaleur et aux UV), le polyéthylène/polyoléfine (adapté aux surfaces courbes comme les flacons et les bouteilles), le polyimide (supporte des températures allant jusqu'à environ 250°C, idéal pour l'électronique) et le vinyle (souple et économique).

En résumé. La conception de codes-barres n'est pas aussi simple qu'elle peut le paraître — la symbologie, l'imprimante, le logiciel et le matériau des étiquettes jouent tous un rôle. Avec ce guide, nous espérons que vous disposez de l'essentiel pour mettre en place un système de codes-barres réussi dans votre entreprise, quel que soit votre secteur. Une fois vos codes configurés, les fiches produits sont une prochaine étape pratique pour partager les détails et les codes-barres de vos produits avec les acheteurs. À vos beaux designs !