La guía completa de los códigos de barras que no sabías que necesitabas

Parte I

Introducción

Los códigos de barras son la columna vertebral invisible del comercio moderno — y ya no son cosa exclusiva de los grandes supermercados. Si tu negocio tiene productos de cualquier tipo, entender bien los sistemas de códigos de barras puede ahorrarte tiempo, reducir errores y abrirte las puertas de los grandes minoristas. La mayoría imagina a un cajero escaneando la fila de la caja, y las tiendas minoristas son, efectivamente, el mayor grupo de usuarios. Pero los beneficios llegan mucho más allá de la caja registradora.

Algunos propietarios se muestran reacios porque creen que su negocio no es lo bastante grande, que su implementación es cara o temen alterar un sistema que ya funciona. En realidad, poner en marcha los códigos de barras es en gran medida barato, y cualquier empresa — grande o pequeña — puede beneficiarse más allá de solo controlar el inventario.

Una breve historia de los códigos de barras

Un código de barras es un código legible por máquina — un patrón de líneas, números y, a veces, símbolos — impreso en un producto para ayudar a identificarlo. El código de barras fue idea de Joseph Woodland, un ingeniero mecánico de la Universidad Drexel de Filadelfia. Inventado en 1949, ha evolucionado sin parar a medida que se idean nuevas formas de codificar cada vez más información.

Los códigos de barras empezaron como patrones unidimensionales de líneas negras sobre fondo blanco, legibles solo por lectores específicos. Hoy vienen en un sinfín de formas y tamaños, y muchos dispositivos pueden interpretarlos — incluido el smartphone que llevas en el bolsillo (¿alguien dijo código QR?).

Cómo funcionan los códigos de barras

Los datos de un producto están contenidos en el patrón de líneas y números que forman el código. La cadena de números de la parte inferior es el Código Universal de Producto (UPC), y guarda toda la información asociada a un código de barras concreto. El lector no puede leer los números tal como aparecen — decodifica las líneas paralelas, luego el ordenador consulta el UPC y la información del producto aparece en pantalla.

Por ejemplo, un código que aparece como 014733345877 podría mostrarse en la caja registradora como Artículo n.º: 1234567 — Descripción: Gafas de sol Ray-Ban — Precio: $42. La relación entre artículo y código de barras debe establecerse de antemano, ya sea por la propia empresa o junto con GS1, una organización sin ánimo de lucro que concede licencias de códigos de barras a empresas de todo el mundo.

Cuando te registras en GS1, se te asigna un prefijo que va en cada código de tus productos, identificando tu marca de forma única allá donde se escanee. No tienes que registrarte en GS1 para usar códigos de barras si vendes directamente a los consumidores — pero si tus productos pasan por minoristas como Walmart, Target y Amazon, normalmente se exige un certificado de GS1.

Resumen: puedes identificar al fabricante de cualquier producto mediante el prefijo GS1 — los primeros seis dígitos del código de barras del artículo.

Parte II

Tipos de códigos de barras

Existen más de una docena de tipos de códigos de barras. Aunque la mayoría cumplen la misma función — identificar productos —, algunos se aplican mejor en determinadas circunstancias. El tipo que uses depende de cómo pienses utilizarlos y de en qué parte del mundo vendas. En general, todos los códigos de barras se agrupan en tres categorías según su simbología:

1. Códigos de barras solo numéricos
2. Códigos de barras alfanuméricos
3. Códigos de barras bidimensionales (2D)

1. Simbologías solo numéricas

También conocidas como códigos de barras unidimensionales (1D) o lineales, son la forma tradicional y más reconocible. Los códigos UPC (UPC-A con 12 dígitos, UPC-E con 6) son los más utilizados en productos de venta al público. Los códigos EAN — Números de Artículo Europeos, hoy usados internacionalmente — están diseñados para el escaneo en TPV, con el popular EAN-13 y el comprimido EAN-8. Otras simbologías numéricas incluyen Industrial 2 de 5, ITF (Intercalado 2 de 5), Standard 2 de 5, POSTNET, Code 11 y Codabar.

2. Simbologías alfanuméricas

Estas mezclan letras y números. El Code 39 (Code 3 of 9) fue el primer código de barras alfanumérico y se usa mucho fuera del comercio minorista, en electrónica, sanidad, automoción y defensa. El Code 93 (USS-93) es más compacto y seguro, y se usa en logística. El Code 128 hace lo mismo que el Code 39, solo que mejor — buena densidad, conjunto de caracteres más amplio, dividido en subconjuntos A, B y C — y se usa sobre todo en aplicaciones ajenas al TPV, como pedidos y distribución. El código Plessey y su variante MSI completan la familia.

3. Simbologías bidimensionales

Los códigos de barras 2D codifican datos mediante una matriz de puntos, cuadrados y hexágonos, representando la información tanto en vertical como en horizontal. Pueden contener hasta 7089 caracteres — muchos más que cualquier código 1D — con autoverificación y redundancia integradas. Algunos ejemplos son el código QR (de respuesta rápida, ideal para marketing), Data Matrix (con una huella mínima para productos pequeños y electrónica), PDF417 (que almacena más de 1,1 kb de datos) y Aztec (habitual en billetes de transporte y tarjetas de embarque).

Parte III

Códigos de barras que deberías considerar

Como propietario de una pequeña empresa, no necesitas tantos códigos de barras. Así puedes elegir el código más práctico en distintos escenarios.

Para venta interna

El Code 39 es sencillo, pero solo admite letras mayúsculas. El Code 128 se está convirtiendo rápidamente en el estándar de facto, ya que la mayoría de los códigos internacionales (como el GS1-128) se basan en él. El EAN-13 es el código de barras minorista de cada día — si hoy necesitas un código minorista, esta es tu opción.

Para el comercio global

El UPC se usa sobre todo en EE. UU., Canadá, Reino Unido y Australia; el EAN domina en Europa, Asia, África y América Latina. Tu elección se guía por dónde se venden tus productos.

Para usos especializados

Usa ITF (Intercalado 2 de 5) al enviar productos embalados en cajas de cartón corrugado, y códigos QR para iniciativas de marketing y publicidad.

Parte IV

Qué necesitas para crear tus propios códigos de barras

Implementar códigos de barras es sencillo y económico, siempre que tengas las herramientas adecuadas. Para hacerlo internamente necesitarás: una convención de nomenclatura (decide primero la simbología y crea la información UPC); una lista de inventario con los números que identifican cada producto; una impresora (la mayoría de las impresoras estándar de inyección de tinta y láser pueden imprimir códigos de barras, aunque una impresora de etiquetas específica es mejor para trabajo regular o en grandes volúmenes); software de códigos de barras; y etiquetas de código de barras con el material y el tamaño adecuados.

Hay varias formas de diseñar códigos de barras: descargar fuentes de código de barras gratuitas, usar un generador de códigos de barras en línea (lo más fácil — introduce tu código y descárgalo), usar software independiente como Microsoft Office y herramientas especializadas, o imprimir directamente desde un sistema TPV avanzado como Lightspeed. Si vendes al por mayor, los códigos de barras combinan especialmente bien con una hoja de pedido específica para que los compradores escaneen y repitan el pedido en un solo paso.

Parte V

Imprimir tus códigos: cómo elegir tu impresora de códigos de barras

La mejor impresora depende del uso que le vayas a dar. Pregúntate con qué frecuencia imprimirás, si es de forma continua o puntual, qué tamaño y forma de etiquetas necesitas, cuánto importan la velocidad, la calidad y la durabilidad, y si necesitas portabilidad, color o integración con tu software de inventario.

Dos tecnologías de impresión son las que más importan. La impresión térmica usa calor controlado: la térmica directa no necesita tinta ni cinta y resiste la decoloración (una opción popular para etiquetas de código de barras), mientras que la transferencia térmica usa una cinta de cera o resina para imprimir sobre muchas superficies, incluso en color. La impresión de inyección de tinta viene en variantes térmica y piezoeléctrica — la piezoeléctrica es más rápida, precisa y eficiente. Entre los cuatro tipos de impresora — inyección de tinta, térmica, matricial y láser — las térmicas son las preferidas para etiquetas de código de barras de alta calidad y larga duración.

Parte VI

Generador de códigos de barras: cómo elegir tu software

Antes de imprimir, hay que diseñar tus etiquetas. La mayoría del software de etiquetas de código de barras hace más que diseñar códigos — gestiona el seguimiento de activos, el control de inventario, las etiquetas de paquetes y las etiquetas RFID —, por lo que estas herramientas tienen un coste, normalmente repartido en varios planes de precios. Si solo quieres diseñar códigos de barras, hasta Microsoft Excel y Word pueden ayudarte (aunque son limitados — puedes crear Code 128, pero no UPC ni EAN).

Algunas herramientas profesionales que merece la pena considerar: Now In Store (la única opción con integración nativa con el comercio electrónico que autogenera códigos de barras para tus productos y los exporta a líneas de productos y catálogos); BarTender (certificado por GS1, con más de 400 componentes preformateados); EasyLabel (con un sencillo asistente de GS1); y NiceLabel Designer Pro (repleto de funciones, con la herramienta EasyForm). Otras opciones destacables son ZebraDesigner Pro, MarkMagic y Label Flow.

Parte VII

Material de etiquetas: cómo elegir tu papel de impresión

El material sobre el que imprimes — conocido como material base — importa tanto como el hardware y el software. Los materiales base son de dos tipos principales. El papel se usa sobre todo para impresión térmica directa y encaja en aplicaciones de uso general, etiquetado de inventario y envíos — es económico pero menos duradero, y el blanco ofrece el mejor contraste para escanear. Las etiquetas sintéticas se usan para la impresión por transferencia térmica y resisten productos químicos, abrasión y los elementos, lo que las hace ideales para condiciones industriales duras y productos de exterior.

Entre los materiales sintéticos están el polipropileno (resistente a manchas y desgarros, reciclable), el poliéster (el más duradero, resistente a aceite, agua, productos químicos, calor y rayos UV), el polietileno/poliolefina (bueno para superficies curvas como viales y botellas), la poliimida (soporta temperaturas de hasta unos 250°C, ideal para electrónica) y el vinilo (flexible y económico).

En resumen. Diseñar códigos de barras no es tan sencillo como puede parecer — la simbología, la impresora, el software y el material de las etiquetas influyen todos. Con esta guía esperamos que tengas lo esencial para implementar un sistema de códigos de barras exitoso en tu negocio, sea cual sea tu sector. Una vez configurados tus códigos, las fichas de producto son un paso siguiente práctico para compartir los detalles y los códigos de barras de tus productos con los compradores. ¡Por unos grandes diseños!